Cos’è un autoresponder e a cosa serve? Guida per principianti

Per chi sta entrando nel mondo del guadagnare online, un termine salta fuori più di ogni altro: email marketing. Sapere cos’è un autoresponder è il primo passo per capire cosa sia l’email marketing, e come sfruttarlo al meglio per la tua attività online.

In questa guida ti spiego cos’è un autoresponder, a cosa serve, e tutte le cose che devi sapere prima di acquistarne uno. Questa guida è perfetta per i principianti che stanno facendo i primi passi nel mondo del marketing online.

Perché fare email marketing?

Ci sono tante definizioni di autoresponder. Ma prima di andare a vedere cosa sia, facciamo un passo indietro e definiamo un altro concetto simile: quello di email marketing.

Fare email marketing significa comunicare con i propri clienti attraverso le email. Sicuramente ne avrai già ricevute: secondo questa ricerca, 108,7 miliardi di email ogni anno sono di marketing, su un totale di 193,3 miliardi. Quasi la metà!

Le email di marketing si differenziano da quelle personali perché hanno una finalità commerciale. Lo scopo ultimo di un’azienda è vendere un prodotto, e l’email è uno strumento per aumentare le vendite.

Questo non significa che tutte le email debbano essere di vendita. Ad esempio, è comune la strategia di inviare una serie di email informative per fare in modo che il potenziale cliente conosca meglio l’azienda. Anzi, se fatto bene, l’email marketing è composto solo in minima parte da email di vendita diretta.

La domanda è: funziona l’email marketing?

La risposta è sì, e basta vedere questo grafico:

L’email marketing è il metodo migliore per vendere online, ed è per questo che tutte le aziende si basano principalmente sulle email per vendere online. Se il tuo obiettivo è di creare una fonte di reddito su internet, l’email marketing è indispensabile per avere successo.

Come funziona l’email marketing

Il marketing email può essere fatto con due filosofie: spam, e la filosofia etica.

Spam

Lo spam racchiude le email di bufale, truffe, pishing, virus, viagra e compagnia bella. O in altre parole: le email che l’utente non vuole leggere, e vengono inviate senza previo consenso o possibilità di cancellazione.

Lo spam era comune via email vent’anni fa, ma ormai è in calo: la maggior parte dei provider (Gmail, Apple, Outlook) hanno filtri avanzati che bloccano lo spam senza fartelo vedere. Per questo nemmeno l’1% dello spam arriva nella tua casella di posta. Tutto il resto è filtrato efficacemente.

Questa è una categoria della quale non mi voglio occupare, perché illegale, non etico e inefficace. Questo non è email marketing, è una vera e propria truffa del terzo millennio.

Email marketing etico

L’email marketing può essere fatto in maniera etica, legale ed efficace. Le caratteristiche dell’email marketing etico sono:

  1. Inviare solo contenuto di valore che i propri contatti vogliono leggere.
  2. Inviare email solo previa registrazione attiva del contatto.
  3. Offrire ai contatti la possibilità di non ricevere più comunicazioni con un click.

Ossia tre delle più importanti direttive del CANSPAM, la legge che regolamenta l’invio di email di marketing.

Ci sono diversi modi di fare email marketing etico, ma la scaletta è quasi sempre la stessa. Capire come funziona il marketing via email è il primo passo per capire cos’è un autoresponder e come funziona.

Questi sono i vari passi di cui si compone una sequenza di email marketing classica.

1 – Registrazione di un contatto

Il primo passo è raccogliere l’indirizzo email di una serie di contatti potenzialmente interessati al nostro prodotto.

L’email marketing si può fare solo con contatti che hanno scelto di ricevere comunicazioni da parte nostra. Deve essere il contatto a dare il proprio indirizzo email. Questo consenso si può manifestare sotto diverse forme:

  • Download di un report in PDF in cambio del proprio indirizzo email.
  • Iscrizione alla newsletter.
  • Iscrizione a un forum o portale gratuito (come Tripadvisor).
  • Fare un test e scegliere di ricevere i risultati via email.

In tutti questi casi è l’utente ad aver fornito il proprio indirizzo email all’azienda, e ha scelto di ricevere comunicazioni da essa. Questi contatti entrano in quella che viene definita una “lista” di indirizzi email che l’azienda può contattare a piacimento.

2 – Invio di email automatiche

Anche se l’obiettivo dell’email marketing è di vendere un prodotto, non tutte le email devono essere di vendita. Anzi.

Dopo l’iscrizione di un contatto a una lista, è normale una serie di email introduttive per creare un rapporto di fiducia fra azienda e utente. Ad esempio, un e-commerce può spiegare la propria filosofia di business incentrata attorno al cliente per differenziarsi dai concorrenti.

3 – Vendita prodotti

Una piccola percentuale di persone è pronta ad acquistare subito un prodotto, ma la maggior parte devono prima avere il tempo di pensarci un po’. Qui entra in gioco l’email marketing.

Se un contatto non è pronto per l’acquisto immediato, possiamo inviare un’email ogni tot tempo per promuovere un nostro prodotto. Se le email di vendita sono diluite sufficientemente fra altre email informative, ci sono ottime probabilità che un contatto prima o poi acquisti.

Un esempio concreto

Ad esempio, diciamo che io fornisca un servizio su come trasferirsi in Spagna. Una persona visita il mio sito web, legge qualche articolo, è interessata ma non abbastanza da acquistare una consulenza.

Quella persona lascerebbe il sito dopo aver letto gli articoli, ma vede una guida: “le 7 cose da sapere prima di trasferirsi in Spagna”. Interessato, scarica la guida in cambio dell’indirizzo email.

A questo punto posso iniziare a mandare email. Spiego meglio il mio servizio, mando la newsletter settimanale, e faccio in modo che il potenziale cliente si ricordi di me.

Se fra sei mesi quella persona si sente pronta a trasferirsi, mi contatterà per comprare un pacchetto di consulenze. Questo perché ho dato tanto valore: articoli, guide, e mi sono tenuto in contatto. Se non avessi avuto il suo indirizzo email, quella persona si sarebbe dimenticata di me.

Questo è, in parole povere, lo scopo dell’email marketing. Gli autoresponder rendono questo processo più veloce, automatizzato ed efficace come vedremo fra poco.

4 – Sviluppo clientela

I migliori clienti per qualsiasi azienda sono le persone che hanno già acquistato qualcosa. Dopo il primo acquisto la strada è tutta in discesa, e l’email marketing è il sistema più efficace per tenersi in contatto con quelle persone che con più probabilità ripeteranno l’acquisto in futuro.

Ad esempio, si possono premiare i clienti più fedeli con un coupon del 15% da utilizzare entro 3 giorni all’interno del proprio e-commerce.

L’importante è capire che vendere online significa tenersi in contatto con i propri utenti per un lungo periodo, prima che procedano all’acquisto. L’email è un sistema di comunicazione intimo e personale, e per questo il più efficace per fare marketing online.

Ora che abbiamo parlato dell’email marketing e della sua efficacia, possiamo parlare di autoresponder.

Cos’è un autoresponder?

L’autoresponder è un programma che aiuta le aziende a fare email marketing in maniera efficace, automatica e semplice. In questa categoria rientra anche ActiveCampaign.

Il termine “autoresponder”, o autoresponditore in italiano, deriva dalla funzione più importante di un autoresponder: inviare email automatiche, senza bisogno di input, in base a una serie di parametri.

Una volta, un autoresponder funzionava in maniera semplice: inviare email temporizzate a partire dalla data di registrazione di un contatto, e la sequenza terminava con l’invio dell’ultima email.

Oggi gli autoresponder si sono evoluti, arrivando a includere funzioni di marketing condizionale avanzato. Lo sviluppo di filtri antispam sempre più potenti ha reso necessario l’utilizzo di software di email marketing per qualsiasi azienda che voglia sviluppare la propria presenza sul web.

La cosa importante da tenere presente è che gli autoresponder inviano email automatiche. Mentre le newsletter prevedono invii fissi in una data specifica a tutti, la data di invio di un’email autoresponder dipende dalla data di iscrizione o altra azione.

Oltre alla funzione di invio automatico temporizzato, con tutti gli autoresponder è possibile inviare un’email singola a tutta la propria lista contatti o parte di essa in maniera veloce.

Qui sotto parlerò di tutte le cose di cui si occupa un autoresponder, e in che modo impattano sul tuo email marketing.

Gestione dei contatti

Inizialmente, potresti pensare che una lista di email è sufficiente per gestire tutti i contatti. Ma basta poco per rendersi conto che non sia così. Anche un sito web piccolo può avere diverse categorie in cui dividere i propri contatti:

  • Acquirenti di un prodotto piuttosto che un altro.
  • Persone interessate a una specifica categoria del sito.
  • Raccolta di campi utente (come nome o età) per personalizzare le email.

E via di questo passo. Gli autoresponder permettono di creare un numero illimitato di liste diverse, tag, campi utente, eccetera. I più avanzati permettono di tracciare l’attività di un visitatore sul sito web e mandare email in base al comportamento del singolo contatto.

Invio email e aumento deliverability

La deliverability è un argomento bistrattato, ma che merita una trattazione a parte.

Ho già menzionato i filtri antispam. Inviare un’email di marketing a più contatti è sempre più difficile, perché si rischia di finire nella casella di spam.

Una funzione molto importante degli autoresponder è quella di prendersi parte della complicata e tediosa parte del rispetto delle norme antispam, ed evitare di finire nella posta indesiderata. Questo renderebbe ogni sforzo di email marketing inutile.

Per questo io consiglio sempre di affidarsi a un provider conosciuto e affidabile per il proprio email marketing. I concorrenti più piccoli, per quanto eccellenti dal lato software, potrebbero non avere server all’altezza.

Design di email

Per quanto sia possibile inviare email di solo testo, è molto meglio abbellire l’email con uno stile grafico, immagini, link e un’impaginazione gradevole.

Fare tutto questo via HTML richiede tempo, fatica e conoscenze. Una formattazione non corretta può portare a errori di visualizzazione (soprattutto su smartphone) e addirittura la caduta nello spam.

Per questo tutti gli autoresponder moderni hanno un semplice editor drag&drop che permette di creare email gradevoli in pochi click e senza fatica. In molti hanno anche dei template pre-caricati già pronti per l’utilizzo. Il tutto 100% responsive, quindi perfetto anche su cellulari.

Autoresponder e automatizzazione marketing

Questa è la parte più importante dell’autoresponder: inviare email temporizzate automatiche a partire dalla data di iscrizione alla lista.

Ad esempio un contatto si iscrive oggi alla newsletter, e riceve automaticamente la prima email di benvenuto. Domani riceverà un’email “chi siamo”, fra tre giorni una lista degli articoli più popolari del blog, e fra cinque giorni una menzione a un prodotto in vendita. La sequenza può andare avanti per mesi o anni: non ci sono limiti. In più ogni settimana si può inviare manualmente all’intera lista di contatti la newsletter con il nuovo articolo.

Ma se una volta questa era l’unica cosa di cui si occupava un autoresponder, ora fa molto di più. Automazioni, email personalizzate, CRM e segmentazioni stanno diventando sempre più importanti. Non ce ne occupiamo in questo articolo, ma è utile sapere che le automazioni email stanno prendendo sempre più piede.

Statistiche e reportistica

Inviare email è importante, ma serve anche una reportistica completa.

Gli autoresponder moderni danno una serie di statistiche necessarie per valutare e migliorare il proprio email marketing. Alcuni dati:

  • Percentuale di apertura e click delle email.
  • Giorno e ora più comune per l’apertura.
  • Client di posta più utilizzato.
  • Città di residenza.
  • A/B test di email diverse e tracciamento dei risultati.
  • Tracciamento del comportamento degli utenti dopo il click.

Tutte queste sono informazioni fondamentali per chi vuole cimentarsi nell’email marketing, e migliorare in maniera scientifica.

La reportistica serve a capire se il tuo marketing sta dando i risultati desiderati, cosa stai facendo di giusto, e cosa invece dovresti migliorare. Fare email marketing senza statistiche è come guidare bendati.

Posso fare tutto questo da solo?

Gli autoresponder più comuni hanno un costo periodico: si parte dai 9€ al mese, ma si può arrivare a 500€ al mese o più. Sorge spontanea la domanda: posso farlo da solo senza pagare?

La risposta è no.

Esistono plugin e programmi gratuiti che permettono di creare liste e inviare email, ma hanno due problemi:

  1. Non hanno tutte le funzioni di un autoresponder professionale.
  2. Le tue email andranno in spam.

Ad esempio, quasi tutti gli autoresponder gratuiti non sono veri autoresponder: si può inviare una newsletter manualmente, ma non si possono automatizzare gli invii. Quindi la funzione principale e più utile di un autoresponder viene meno.

E quelle newsletter andranno quasi sicuramente in spam, appena la tua lista cresce oltre a una manciata di contatti. Senza andare sul tecnico, inviare la stessa email a 50-100 persone diverse è un forte segnale di spam per i provider.

Per aggirare questo filtro servono dei server estremamente costosi e difficili da gestire. I programmi gratuiti usano una scorciatoia economica, ma inefficace per invii di newsletter.

Un autoresponder è costoso perché gestire l’infrastruttura che garantisce che le tue email non vadano in spam comporta forti spese.

Esempi eccellenti di email marketing

Fin qui abbiamo trattato la parte teorica dell’email marketing e del funzionamento degli autoresponder.

Ma la teoria non è nulla senza pratica, quindi voglio fare anche qualche esempio concreto. Ecco alcuni esempi di aziende famose che hanno costruito la loro fortuna sull’email marketing.

La campagna email da 690 milioni di dollari di Barack Obama

Raccogliere 690 milioni di dollari con una singola campagna email della durata di pochi mesi garantirebbe una lauta pensione a chiunque.

Questo è l’obiettivo raggiunto dallo staff di Barack Obama nella campagna elettorale del 2012, che ha ottenuto per l’appunto 690 milioni di dollari tramite una raccolta fondi online principalmente tramite email.

Un risultato eclatante.

La campagna non era delle più complicate. Una persona si poteva iscrivere alla newsletter sul sito web di Obama, e ricevere aggiornamenti e raccolte fondi occasionali. Obama non ha utilizzato nessuna tattica complessa. Anzi, a mala pena ha usato un autoresponder!

Il responsabile di questa campagna ha spiegato che successo è derivato soprattutto da incessanti test. Per ogni email venivano stese da 10 a 15 versioni differenti, poi mandate equamente a una piccola parte della lista. L’email che dava i risultati migliori veniva poi inviata a tutti gli altri.

Questa è una lezione molto importante.

Se lo staff di marketing del presidente degli Stati Uniti fa degli a/b test per scoprire quale sia la migliore email da mandare, allora dovresti farli anche tu.

450% di aumento della conversione grazie alla segmentazione

Ho accennato prima a uno degli aspetti più importanti degli autoresponder: la segmentazione.

Quando la lista email comincia a crescere, segmentare i propri utenti diventa indispensabile.

Vero è una società americana che vedeva un 2% di conversione nelle proprie email, un numero non proprio eclatante. Hanno ricondotto il problema a una scarsa segmentazione: tutte le persone ricevevano la stessa sequenza di email.

Hanno ipotizzato che persone diverse dovessero ricevere email diverse, che andassero a parlare dei loro problemi specifici. Dopo aver creato funnel email diversi per ciascun tipo di cliente, la conversione si è alzata al 7,82%.

Devi capire che chi arriva sul tuo sito web ha necessità diverse. Prendi questo blog, ad esempio. È frequentato sia da persone che sono agli inizi del loro percorso di email marketing, sia persone che invece hanno liste immense e lavorano online da anni.

Con necessità diverse, le persone hanno anche bisogno di una sequenza email diversa per arrivare alla conversione. Cerca di capire i diversi profili in cui rientrano i tuoi utenti: solo così potrai fare un vero salto di qualità nell’email marketing.

Tripadvisor: centinaia di milioni di dollari via email

Se dovessi scegliere la migliore integrazione di un autoresponder in un’azienda online, direi Tripadvisor. Il loro email marketing va al di là dei normali autoresponder, è un sistema integrato di marketing.

Integrato, nel senso che integrano autoresponder e sito web.

Come detto, il modo più comune di usare un autoresponder è con email che partono dalla data di iscrizione di un contatto. Da quel momento, le email sono temporizzate e automatiche.

Abbiamo poi introdotto la segmentazione: suddividere utenti in categorie in base ai loro interessi specifici. Questo si può fare con opt-in diversi, sondaggi, click su email, campi personalizzati e tag.

Ma Tripadvisor va oltre.

Dopo aver registrato un account, il sistema di Tripadvisor traccia ogni attività fatta sul sito web, e spedisce email inerenti alla propria navigazione in maniera precisa e tempestiva.

Ad esempio, se visito una pagina sui migliori hotel di Barcellona, riceverò il giorno dopo un’email di Tripadvisor sui migliori hotel di Barcellona. Il giorno successivo, un’email sui voli più economici verso Barcellona. Il giorno dopo ancora, le attività migliori che si possono fare a Barcellona.

Tripadvisor è un colosso, e farò in futuro un articolo specifico sul loro email marketing. Per il momento, la morale è: mandare email basate sul comportamento degli utenti è il sistema migliore per sfruttare un autoresponder. Questo è il futuro dell’email marketing.

Come scegliere il miglior autoresponder?

In questo articolo introduttivo ho voluto spiegare cos’è un autoresponder, come funziona, e i benefici dell’email marketing.

L’email marketing è un argomento complesso, impossibile da riassumere in un articolo. Dai un occhiata al nostro blog per trovare altri articoli approfonditi sull’argomento.

Un ottimo posto da cui partire è l’articolo sul miglior autoresponder.

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